Allgemeine Geschäftsbedingungen

Fassung 2, gültig ab 9. Oktober 2026

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen IMScollect GmbH, Scharnhorststraße 77a, 48151 Münster, eingetragen beim Amtsgericht Münster, HRB 23870 (nachfolgend „Anbieter“) und Unternehmern im Sinne des § 14 BGB über die Nutzung der Plattform IMScollect. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen, nicht an Verbraucher.

(2) Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihnen schriftlich zustimmt.

(3) Vertragsbestandteile sind in dieser Rangfolge: das vom Kunden angenommene Angebot, der Vertrag über die Auftragsverarbeitung (für Fragen des Datenschutzes) und diese Bedingungen.

§ 2 Vertragsgegenstand und Nutzung

(1) Gegenstand des Vertrags ist die Bereitstellung der Software-as-a-Service-Plattform IMScollect zur Verwaltung von Managementsystemen über das Internet für die Dauer des Vertrags. Den Umfang bestimmen das Angebot und die Leistungsbeschreibung zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Ein Erwerb der Software findet nicht statt.

(2) Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Plattform, nicht das Erreichen einer Zertifizierung; die Verantwortung für Inhalt und Richtigkeit der eingepflegten Daten liegt beim Kunden. Vorlagen, Inhalte des Rechtskatasters und Ergebnisse KI-gestützter Funktionen sind Arbeitshilfen. Sie ersetzen keine Rechts- oder Fachberatung im Einzelfall; der Kunde prüft sie, bevor er sie verwendet.

(3) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Plattform für eigene Geschäftszwecke bestimmungsgemäß zu nutzen.

(4) Die gebuchte Stufe richtet sich nach der Zahl der Beschäftigten des Kunden und legt fest, wie viele Beschäftigte die Plattform nutzen können. Zugänge für externe Personen, die der Kunde für seine Zwecke hinzuzieht (etwa Berater oder Auditoren), sind kostenlos und zählen nicht mit. Als extern führt der Kunde nur Personen, die nicht bei ihm beschäftigt sind.

(5) Übersteigt die Zahl der Beschäftigten die Grenze der gebuchten Stufe, teilt der Kunde dies in Textform mit. Der Anbieter kann ab dem folgenden Kalendermonat die Vergütung der passenden Stufe verlangen; bei jährlicher Zahlung gilt § 4 Abs. 3.

(6) Der Kunde darf die Plattform nicht Dritten zur Nutzung überlassen, die nicht nach Absatz 4 berechtigt sind, sie nicht weiterverkaufen, technische Schutzmaßnahmen nicht umgehen und sie nicht durch automatisierte Massenabfragen oder Angriffe beeinträchtigen. Rechte nach §§ 69d und 69e UrhG bleiben unberührt. Externe Personen, die der Kunde hinzuzieht, handeln in seinem Auftrag; ihre Leistungen sind keine Leistungen des Anbieters.

§ 3 Vertragsschluss und Zugang

(1) Eine Registrierung durch den Kunden selbst ist nicht vorgesehen. Der Vertrag kommt durch ein individuelles Angebot des Anbieters und dessen Annahme durch den Kunden in Textform zustande. Das Angebot nennt diese Bedingungen in ihrer geltenden Fassung. Der Anbieter richtet den Zugang anschließend ein.

(2) Auf Wunsch stellt der Anbieter vor Vertragsschluss einen zeitlich befristeten Testzugang bereit; dieser begründet keine Zahlungspflicht und endet automatisch mit Ablauf der vereinbarten Frist. Kommt kein Vertrag zustande, löscht der Anbieter die Daten des Testzugangs 30 Tage nach dessen Ablauf; bis dahin stellt er auf Anfrage einen Datenexport bereit.

§ 4 Vergütung und Zahlung

(1) Die Vergütung richtet sich nach dem vereinbarten Angebot. Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.

(2) Die Abrechnung erfolgt nach Wahl des Kunden monatlich im Voraus oder jährlich im Voraus. Bei jährlicher Zahlung berechnet der Anbieter zehn Monatsentgelte für einen Zeitraum von zwölf Monaten (Jahreszeitraum).

(3) Erweitert der Kunde während eines bezahlten Jahreszeitraums den Leistungsumfang, berechnet der Anbieter den Mehrbetrag für die verbleibenden vollen Monate dieses Zeitraums anteilig zum Jahrestarif. Eine Verringerung des Leistungsumfangs wirkt sich auf das Entgelt erst ab dem nächsten Jahreszeitraum aus.

(4) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug fällig.

(5) Der Kunde ist damit einverstanden, dass der Anbieter Rechnungen ausschließlich elektronisch per E-Mail an die vom Kunden benannte Rechnungsadresse übermittelt, als elektronische Rechnung im strukturierten Format nach EN 16931 und zusätzlich als PDF-Datei.

(6) Der Kunde kann nur mit Forderungen aufrechnen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind. Ein Zurückbehaltungsrecht steht ihm nur wegen Ansprüchen aus diesem Vertrag zu.

(7) Der Anbieter kann die Vergütung bei jährlicher Zahlung zum Beginn eines neuen Jahreszeitraums, bei monatlicher Zahlung zum Beginn eines Kalendermonats anpassen. Er kündigt die Anpassung mindestens sechs Wochen vorher in Textform an. Der Kunde kann den Vertrag in diesem Fall zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Anpassung kündigen; der Anbieter weist in der Ankündigung darauf hin.

§ 5 Zahlungsverzug und Sperrung des Zugangs

(1) Kommt der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, gelten die gesetzlichen Regelungen, insbesondere die §§ 286 und 288 BGB.

(2) Ist eine Rechnung mehr als 30 Tage nach Fälligkeit nicht bezahlt, kann der Anbieter den Zugang des Kunden zur Plattform sperren. Die Sperrung wird dem Kunden mindestens sieben Tage vorher in Textform angekündigt.

(3) Während der Sperrung bleiben die Daten des Kunden erhalten. Seine Rechnungen und die Datenausfuhr bleiben für ihn erreichbar.

(4) Die Sperrung lässt die Pflicht zur Zahlung der vereinbarten Vergütung unberührt. Der Anbieter hebt die Sperrung unverzüglich auf, sobald die fälligen Beträge eingegangen sind.

(5) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

§ 6 Verfügbarkeit und Mängel

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99 Prozent im Jahresmittel an. Ausgenommen sind Zeiten geplanter Wartung sowie Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen, insbesondere höhere Gewalt und Störungen des Internets außerhalb der vom Anbieter genutzten Rechenzentren.

(2) Geplante Wartungsarbeiten kündigt der Anbieter nach Möglichkeit vorher an und legt sie soweit machbar außerhalb der üblichen Geschäftszeiten.

(3) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in Textform an. Der Anbieter beseitigt Mängel in angemessener Frist.

(4) Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für Mängel, die bei Vertragsschluss bereits vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alternative 1 BGB), ist ausgeschlossen.

§ 7 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde hält Zugangsdaten geheim, gibt sie nicht an Dritte weiter und meldet einen Verdacht auf Missbrauch unverzüglich. Er ist dafür verantwortlich, dass die von ihm eingestellten Inhalte keine Rechte Dritter verletzen und dass er zur Verarbeitung der eingestellten personenbezogenen Daten berechtigt ist.

(2) Der Kunde macht die Angaben zur Zahl seiner Beschäftigten wahrheitsgemäß und ist für die Nutzung durch die Personen verantwortlich, denen er Zugang gibt.

(3) Nehmen Dritte den Anbieter wegen Inhalten in Anspruch, die der Kunde eingestellt hat, stellt der Kunde den Anbieter von diesen Ansprüchen frei, soweit er die Rechtsverletzung zu vertreten hat.

§ 8 Datenschutz und Vertraulichkeit

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten, die der Kunde in die Plattform einstellt, ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Weisung des Kunden. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der mit Vertragsschluss abgeschlossen wird. Im Übrigen gilt die Datenschutzerklärung.

(2) Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der anderen Partei, die ihnen im Rahmen des Vertrags bekannt werden, vertraulich und nutzen sie nur für die Durchführung des Vertrags. Die Pflicht gilt über das Vertragsende hinaus, solange die Information nicht allgemein bekannt ist.

§ 9 Laufzeit, Kündigung und Datenexport

(1) Bei monatlicher Zahlung läuft der Vertrag auf monatlicher Basis. Der Kunde kann ihn mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende in Textform kündigen, der Anbieter mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende.

(2) Bei jährlicher Zahlung läuft der Vertrag zwölf Monate ab Beginn des ersten Jahreszeitraums und verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn ihn keine Partei mit einer Frist von einem Monat zum Ende der Laufzeit in Textform kündigt. Mit derselben Frist kann der Kunde zum Ende der Laufzeit zur monatlichen Zahlung wechseln. Ein Wechsel von monatlicher zu jährlicher Zahlung ist jederzeit zum Beginn des nächsten Kalendermonats möglich.

(3) Endet der Vertrag vor Ablauf eines bezahlten Jahreszeitraums aus einem Grund, der im Bereich des Anbieters liegt, erstattet der Anbieter das Entgelt für die verbleibenden vollen Monate anteilig zum Jahrestarif. In allen anderen Fällen besteht kein Anspruch auf Erstattung. Kündigt der Anbieter aus einem wichtigen Grund, den der Kunde zu vertreten hat, behält er den Anspruch auf das Entgelt bis zum Ende des Jahreszeitraums abzüglich ersparter Aufwendungen.

(4) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(5) Der Kunde kann seine Daten während der Vertragslaufzeit jederzeit selbst exportieren. Nach Vertragsende stellt der Anbieter auf Anfrage 30 Tage lang einen Datenexport bereit und löscht die Daten des Kunden danach, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Sicherungskopien werden spätestens 90 Tage nach der Löschung überschrieben.

§ 10 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

(3) Soweit die Haftung des Anbieters beschränkt ist, gilt das auch für die persönliche Haftung seiner Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen.

§ 11 Änderungen

(1) Der Anbieter entwickelt die Plattform weiter und darf Funktionen ändern, ergänzen oder ersetzen, soweit der vereinbarte Leistungsumfang im Wesentlichen erhalten bleibt und die Änderung für den Kunden zumutbar ist. Fällt eine Funktion weg, die der Kunde nachweislich nutzt, kündigt der Anbieter das mindestens sechs Wochen vorher in Textform an; der Kunde kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt der Änderung kündigen, bei jährlicher Zahlung mit Erstattung nach § 9 Abs. 3 Satz 1.

(2) Der Anbieter kann diese Bedingungen ändern, soweit die Änderung weder die Hauptleistungspflichten noch die Vergütung betrifft. Er teilt die Änderung mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die geänderten Bedingungen; auf diese Folge und das Recht zum Widerspruch weist der Anbieter in der Mitteilung hin. Widerspricht der Kunde, gelten die bisherigen Bedingungen fort.

§ 12 Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Münster, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Frühere Fassung: Fassung 1, Stand 2. Oktober 2026