Dokumentenmanagement
Dokumente schreiben Sie direkt in IMScollect, mit Vorlage, Freigabeweg und Versionen. Jedes Dokument hat genau eine gültige Fassung, einen Verteiler und einen Termin für die nächste Überprüfung.
7.5 › Richtlinie › DOC-4
Geerbt von „Qualität“
22 Personen sehen das Dokument: Benjamin Roth, Carsten Vogel, Dennis Krause und 19 weitere.
Freigegeben
Dokumentenlenkung
Kein Ordner mit drei Fassungen derselben Anweisung: Jedes Dokument hat genau eine gültige Version, einen Freigabeweg und einen Termin für die nächste Überprüfung.
Für jede Dokumentart eine Vorlage mit Pflichtabschnitten, dazu Inhaltsleiste, Tabellen und Bilder. Mitgeltende Dokumente verlinken Sie direkt. Heraus kommt ein PDF mit Logo, Verzeichnis und Seitenzahlen oder ein Word.
Die Autorin fragt die Freigabe an, die verantwortliche Person prüft und gibt frei, mit Anmerkung und dem, was sich geändert hat. Gültig ist erst die freigegebene Fassung, die alte bleibt im Verlauf.
7.5 › Verfahrensanweisung › DOC-9
Prüfung durch Anna Berger, seit 4 Tagen
„Bitte vor dem Audit am 24.11. freigeben.“
Überarbeitung 1.1
Schritt 2 von 3
Steht im Verlauf an dieser Fassung, alle, die sie lesen, sehen es.
Freiwillig. Steht im Verlauf an der freigegebenen Fassung, nur die Verantwortlichen sehen sie.
Steht in der Mitteilung, die sich als Nächstes öffnet. Dort legst du auch die Frist fest.
Ein Verteiler am Ordner entscheidet, wer die Dokumente darin sieht: ganze Abteilungen oder einzelne Personen. Unterordner erben ihn, so bleibt die Informationssicherheit unter sich.
Managementsystem › Do
DOC-6 | Richtlinie Informationssicherheit | Gültig 3.0 | Daniel Schreiber | Richtlinie | kein Bezug | - |
DOC-7 | Richtlinie Zugangs- und Berechtigungsmanagement | Gültig 2.0 | Markus Hoffmann | Richtlinie | kein Bezug | - |
DOC-8 | Betriebsanweisung Datensicherung | Gültig 1.0 | Markus Hoffmann | Arbeitsanweisung | kein Bezug | - |
Informationssicherheit
Mit der Freigabe fordern Sie die Lesebestätigung an, mit Frist. Sie sehen, wer bestätigt hat und wer nicht, erinnern die Offenen mit einem Klick und verlängern die Frist, wenn es nötig ist.
Kenntnisnahme zu Version 3.0Frist 15.10.2026
| Ahmet Yilmaz | Offen | Frist 15.10.2026 |
| Jonas Keller | Offen | Frist 15.10.2026 |
| Nina Hartmann | Offen | Frist 15.10.2026 |
| Patrick Braun | Offen | Frist 15.10.2026 |
| Anna Berger | Zur Kenntnis genommen | 01.10.2026 |
| Daniel Schreiber | Zur Kenntnis genommen | 06.10.2026 |
| Dr. Andreas Lindner | Zur Kenntnis genommen | 01.10.2026 |
| Elena Fischer | Zur Kenntnis genommen | 14.10.2026 |
| Florian Schulz | Zur Kenntnis genommen | 07.10.2026 |
| Jana Wolff | Zur Kenntnis genommen | 02.10.2026 |
| Julia Neumann | Zur Kenntnis genommen | 02.10.2026 |
| Katrin Vogel | Zur Kenntnis genommen | 06.10.2026 |
| Laura Schmitt | Zur Kenntnis genommen | 12.10.2026 |
| Lukas Becker | Zur Kenntnis genommen | 08.10.2026 |
| Markus Hoffmann | Zur Kenntnis genommen | 02.10.2026 |
| Mehmet Demir | Zur Kenntnis genommen | 09.10.2026 |
| Petra Zimmermann | Zur Kenntnis genommen | 05.10.2026 |
| Sabine Krüger | Zur Kenntnis genommen | 01.10.2026 |
| Sandra Koch | Zur Kenntnis genommen | 14.10.2026 |
| Stefan Maier | Zur Kenntnis genommen | 01.10.2026 |
| Thomas Berger | Zur Kenntnis genommen | 01.10.2026 |
| Tobias Wagner | Zur Kenntnis genommen | 13.10.2026 |
Was die Norm erwartet
Die Normen erwarten bestimmte Vorgaben und Nachweise. IMScollect ordnet Ihre Dokumente den Anforderungen zu und zeigt, wo noch eines fehlt, statt dass Sie eine Liste von Hand pflegen.
Managementsystem › Do
DOC-1 | Integrierte Managementpolitik | Gültig 4.0 | Dr. Andreas Lindner | Politik | kein Bezug | - |
DOC-2 | Organisation und Verantwortlichkeiten | Gültig 3.0 | Dr. Andreas Lindner | Leitlinie | kein Bezug | - |
DOC-3 | Arbeitsanweisung Erstmusterprüfung | Gültig 5.0 | Sabine Krüger | Arbeitsanweisung | kein Bezug | - |
DOC-4 | Richtlinie Lenkung fehlerhafter Teile | Gültig 3.0 | Sabine Krüger | Richtlinie | kein Bezug | - |
DOC-5 | Richtlinie Abfall und Gefahrstoffe | Gültig 2.0 | Jana Wolff | Richtlinie | kein Bezug | - |
DOC-6 | Richtlinie Informationssicherheit | Gültig 3.0 | Daniel Schreiber | Richtlinie | kein Bezug | - |
DOC-7 | Richtlinie Zugangs- und Berechtigungsmanagement | Gültig 2.0 | Markus Hoffmann | Richtlinie | kein Bezug | - |
DOC-8 | Betriebsanweisung Datensicherung | Gültig 1.0 | Markus Hoffmann | Arbeitsanweisung | kein Bezug | - |
DOC-9 | Verfahrensanweisung Dokumentenlenkung | In Prüfung 2.0 | Anna Berger | Verfahrensanweisung | kein Bezug | - |
DOC-10 | Prüfanweisung PA-07 | Gültig 6.0 | Sabine Krüger | Arbeitsanweisung | kein Bezug | - |
DOC-11 | Notfallplan Ölaustritt | Gültig 2.0 | Jana Wolff | Verfahrensanweisung | kein Bezug | - |
DOC-12 | Arbeitsanweisung Kalibrierung Messmittel | Überprüfung fällig | Thomas Berger | Arbeitsanweisung | kein Bezug | - |
DOC-13 | Arbeitsanweisung Wareneingangsprüfung | In Prüfung 1.0 | Stefan Maier | Arbeitsanweisung | kein Bezug | - |
DOC-14 | Konzept Energiemonitoring | Entwurf | Jana Wolff | Konzept | kein Bezug | - |
Nachvollziehbar
Wenn die Auditorin fragt, warum eine Vorgabe anders aussieht als im letzten Jahr, vergleichen Sie zwei Fassungen und zeigen den Verlauf: wer was wann geändert, angefragt und freigegeben hat.
Zwei Fassungen vergleichen: 2.0 und 3.0
3 von 6 Abschnitten haben sich geändert.
Diese Richtlinie legt fest, wie fehlerhafte Teile erkannt, gekennzeichnet und gesperrt werden und wer über ihre weitere Verwendung entscheidet. Kein fehlerhaftes Teil darf unbemerkt in die nächste Fertigungsstufe oder zum Kunden gelangen.
Version 2.0
Die Richtlinie gilt für alle Teile, die in der Fertigung Drehen und Fräsen, in der Montage und im Wareneingang als fehlerhaft auffallen.
Version 3.0
Die Richtlinie gilt für alle Teile, die in der Fertigung Drehen und Fräsen, in der Montage und im Wareneingang als fehlerhaft auffallen. Sie gilt auch für Kaufteile, die der Lieferant oder der Kunde als fehlerhaft meldet.
Fehlerhaftes Teil: ein Teil, das ein Merkmal der Zeichnung oder des Prüfplans nicht erfüllt.
Sperren: das Teil wird gekennzeichnet und darf bis zur Entscheidung nicht weiterverwendet werden.
Sonderfreigabe: der Kunde stimmt der Lieferung eines abweichenden Teils schriftlich zu.
Version 2.0
Wer ein fehlerhaftes Teil findet, kennzeichnet es sofort und meldet es der Schichtleitung. Die Schichtleitung sperrt die betroffene Menge. Über die weitere Verwendung entscheidet Stefan Maier (Leitung Produktion).
Version 3.0
Wer ein fehlerhaftes Teil findet, kennzeichnet es sofort und meldet es der Schichtleitung. Die Schichtleitung sperrt die betroffene Menge. Über die weitere Verwendung entscheidet Sabine Krüger (Qualitätsleitung), in ihrer Abwesenheit Thomas Berger.
Version 2.0
Kennzeichnen und Sperren
Fehlerhafte Teile werden sofort mit einem Sperrschein gekennzeichnet und in das Sperrlager gebracht. Die Farbe des Sperrscheins zeigt den Stand.
Sperrstatus | Farbe | Wer entscheidet
Gesperrt | Rot | Leitung Produktion
Nacharbeit | Gelb | Schichtleitung
Entscheidung über fehlerhafte Teile
Nacharbeiten und erneut prüfen
Sonderfreigabe beim Kunden anfragen
Verschrotten
Version 3.0
Kennzeichnen und Sperren
Fehlerhafte Teile werden sofort mit einem Sperrschein gekennzeichnet und in das Sperrlager gebracht. Die Farbe des Sperrscheins zeigt den Stand.
Sperrstatus | Farbe | Wer entscheidet
Gesperrt | Rot | Qualitätsleitung
Nacharbeit | Gelb | Schichtleitung
Sonderfreigabe angefragt | Blau | Qualitätsleitung mit dem Kunden
Entscheidung über fehlerhafte Teile
Nacharbeiten und erneut prüfen
Sonderfreigabe beim Kunden anfragen
Verschrotten
Sperrfristen
Über gesperrte Teile wird spätestens nach fünf Arbeitstagen entschieden. Liegt dann keine Entscheidung vor, geht die Meldung an die Geschäftsführung.
Verfahrensanweisung Reklamationsbearbeitung (DOC-7)
Arbeitsanweisung Sperrlager und Sperrschein (DOC-12)
Der Verlauf: Fassungen, Freigaben, Lesebestätigungen, Kommentare
Kommentar hinzugefügt
Stefan Maier ·
Kommentar hinzugefügt
Thomas Berger ·
Freigabe angefragt
Stefan Maier ·
Freigabe angefragt
Stefan Maier ·
Dokument angelegt
Stefan Maier ·
Zeiten in deutscher Zeit
Wer hat wann was geändert, je Person und Tag.
Zwei beliebige Fassungen miteinander vergleichen.
Rückfragen stehen am Dokument, nicht in der Mail.
Ein Tippfehler in einer gültigen Vorgabe braucht keinen neuen Freigabeweg.
Häufige Fragen
Dokumentenlenkung sorgt dafür, dass jede Vorgabe gekennzeichnet, geprüft und freigegeben ist, dass nur die gültige Fassung im Umlauf ist und dass Änderungen nachvollziehbar bleiben. ISO 9001, 14001 und 27001 verlangen das. In IMScollect übernimmt das Dokumentenregister mit Freigabeweg, Versionen und Verlauf diese Arbeit.
Ja. Sie laden sie hoch, oder der KI-Berater liest Ihre Dateien und schlägt die Einträge vor. Neue Dokumente schreiben Sie direkt in IMScollect.
Die Autorin fragt die Freigabe an, die verantwortliche Person prüft und gibt frei. Erst mit der Freigabe gilt die neue Fassung, die alte bleibt im Verlauf. Für die nächste Überprüfung steht ein Termin am Dokument.
Das entscheidet ein Verteiler am Ordner. So sehen zum Beispiel nur die Beteiligten die Unterlagen der Informationssicherheit.
Ja. Das PDF kommt mit Logo, Inhaltsverzeichnis und Seitenzahlen, das Word aus demselben Inhalt, so dass Vorschau und Ausdruck gleich aussehen.
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Das Whitepaper zeigt, welche Prozesse ISO 9001, 14001 und 27001 teilen, was getrennt bleibt und wie die zweite Norm geplant werden kann.
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